Funktioner

Automatisk besökshantering

CavVisit är en marknadsledande plattform för att automatiskt hantera besökare och kommunicera företagets grafiska profil och vision till alla besökare och anställda, varje dag. CavVisit är designat för att leverera världens bästa första intryck till världens viktigaste människor.

Med CavVisit’s självservicekiosker hanterar besökarna sitt besök . QR-koder skickas till besökarnas mobiltelefoner och fungerar både som identitet samt passerkort. Med hjälp av QR-koden kan identiteten på besökaren fastställas vid ankomst samt, automatiskt, checka in besökaren och släppa in besökaren genom närmaste speed-gate.

Tack vare den inbyggda förbokningsfunktion vet personalen vilka besökare som kommer samt helt tar bort behovet av fysisk kontakt då besökarna från en QR-kod i förväg och självservicekiosken skriver automatiskt ut en besöksbricka vid ankomst.

Automatisk utcheckning

När en besökare läser av sin QR-nyckel på vägen ut så checkas besökaren automatiskt ut. Om besökaren inte skulle läsa av sin QR-nyckel så checkar systemet automatiskt ut alla besökare vid dagens slut eller valfri tid (valfritt).

Automatisk inhämtning av besöksmottagare

Tack vare smarta integrationer såsom MS Active Directory och systemets integrationsgränssnitt, RESTFul API, automatiseras inhämtning av besöksmottagare. På detta sätt hålls systemet automatiskt uppdaterat. När personal börjar i verksamheten så adderas de automatiskt och när de slutar tas de bort automatiskt.

Multi-site

Multi-site betyder att CavVisit har en inbyggd struktur för att hantera besökare hos verksamheter som vill ta emot besökare på flera fysiska platser (s.k Anläggningar) eller som sitter i flervåningshus. Varje anläggning (hyresgäst eller lokalkontor) har sina unika integrationer, besöksmottagare, unika inbjudningar och meddelanden.

Med CavVisit multi-site funktionalitet får en verksamhet med flera hyresgäster eller lokalkontor fullständig insikt och kontroll över sina besökare i ett och samma system. Huvudadministratörer ser alla anläggningar medan lokala administratörer och receptionister endast ser sina anläggningar och data som hör till dem.

Höghus. För byggnader som har flera våningar och delar reception så hanterar CavVisit detta enkelt.

Lokalkontor. När verksamheten har flera fysiska platser (anläggningar) så kopplar CavVisit upp sig med varje plats och hanterar varje plats individuella besöksprocesser och integrationer för sig.

AUTOMATISKT EVAKUERING OCH UPPSAMLINGSSYSTEM

CavVisit’s Evakuering och Uppsamlingssystem är byggt för dagens snabba och mobila kommunikationsvägar. Evakuering och Uppsamlingssystemet säkerställer alla besökares och besöksmottagares säkerhet vid evakueringssituationer.

När en CavVisit administratör aktiverar Evalueringsfunktionen så meddelas alla besökare och deras besöksmottagare via SMS om att evakuering ska ske. I SMS:et som går till besökarna finns en webblänk till utrymningskarta och uppsamlingsplats samt en annan länk där de ska bekräfta om de kvar i huset, vid uppsamlingsplatsen eller att de lämnat huset sedan tidigare. Varje länk är unik och spårbar.

SMS:et som går till besöksmottagaren finns också en länk till utrymningskarta och uppsamlingsplats samt ent webblänk som går till hemsida där de kan status av alla sina besökare (om de är i huset, vid uppsamlingsplatsen eller utanför huset). På denna sida kan också besöksmottagaren uppdaterar status på sina besökare i det fall att de träffar på besökarna och de inte själva uppdaterat sin status.

Vid samma tillfälle som besökare och besöksmottagare får sina SMS så skickas också ett email till en fördefinierad lista med personer som är ansvarig vid utrymning/evakuering. Detta email innehåller information och länkar så att dessa personer kan följa i realtid hur utrymningen går till och vart besökare och besöksmottagare befinner sig.

GDPR-stöd – Automatisk rensning av personuppgifter

Systemet rensar personuppgifter efter valfritt antal dagar.

Grupphantering

Hantera större grupper av besökare genom att importera en förifylld Excel-fil.

Kösystem

CavVisit har ett inbyggt kösystem eller så kallat kölappsystem där besökarna kan trycka på en knapp i en självservicekiosk och en kölapp skrivs ut. I CavVisit´s administrativa gränssnitt syns tydligt hur många besökare som står i kö och hur länge de har stått i kö.

Könumren syns tydligt på en eller flera externa skärmar som vänder sig till besökarna. När en CavVisit användare byter till nästa numret i kön så byts numret ut på skärmen som besökarna ser samt att ett tydligt ljud låter för att bekräfta att numret har uppdaterats.

Flerspråkstöd

Systemet stödjer upp till 36 språk i kioskerna och flera språk i det administrativa gränssnitt.

Microsoft Active Directory

Synkronisera personalinformation med Microsoft Active Directory.

Parkeringsbiljett

Skriv ut P-biljett till besökare vid incheckning.

Passersystemintegration

Systemet har stöd för integration med passersystem.

Självregistrering

Besökare registrerar själva sitt besök i en besökskiosk.

SMS-/e-mailnotifiering vid anlänt besök

Besöksmottagare får ett SMS/e-mail när besökare checkat in.

Statistik & rapporter

Skriv ut skräddarsydd statistik och rapporter.

Besöksbrickor
Komplett designverktyg för besöksbrickor. Besöksbrickor går att få tryckta i färg.
Besökskiosk
Anpassa gränssnitt för besökskiosk och receptionsklient.
Språk
Hela systemet finns för svenska och engelska. Besökskioskens gränssnitt kommer med svenska, engelska, danska, norska, finska, spanska, tyska, franska och har stöd för fler språk.

Besöksklient
Programvara för besökskiosk där besökaren checkar in och/eller registrerar sitt besök.
Förhandsregistrering i webbportal
Förhandsregistrera besök i webbläsare (för dator, smartphone och surfplatta).
Receptionsklient
Programvara för receptionist med full kontroll över organisationens besökshantering.
SQL server databas
Microsoft SQL Server Express-databas för lagring av data, alternativt befintlig Microsoft SQL Server-databas.

Besökskiosk
Dator där besökare själv registrerar sitt besök eller checkar in med en QR-kod på mobilen.
Besökskortskrivare
Skriver ut besökskort till besökare.
QR-/Streckkodsläsare
Läser av QR- och streckkoder för automatisk besökshantering.